探す時間を減らすファイル名の決め方｜日付・案件名・版番号
こつこつ自動化ノート編集室
「最終」「最終2」「本当の最終」。ファイルが増えて見分けにくくなったら、道具を増やす前に、名前の付け方をそろえてみましょう。自動化の前提になる、入力の整理でもあります。
基本の並びをひとつ決める
20261110_案件A_見積書_v01.xlsxこれは「日付_案件名_書類名_版番号」の例です。名前に入れる情報は、探すときに必要なものへ絞ります。部署や既存システムで規則がある場合は、そちらを優先してください。
日付が何を指すかを決める
日付は作成日なのか、対象月なのか、受領日なのか。ここが曖昧だと、同じ並びでも意味がそろいません。たとえば請求書を対象月で探すなら「202611」のように月までとし、手順書に「先頭は請求対象月」と書きます。
版番号と承認状態を分ける
v01、v02は変更の順番を示すための例です。数値の桁数は想定する更新回数に合わせ、チームで統一します。承認前・承認済みといった状態が必要なら、版番号とは別の情報として管理します。
ファイル名だけでは、誰がいつ承認したかまでは残せません。正式な承認記録が必要な業務では、社内の管理方法に従ってください。
名前に含めない方がよい情報
- 顧客の詳しい個人情報や、認証情報。
- 扱うシステムで使えない記号や、長すぎる説明。
- 作った本人にしか意味が分からない略語。
拡張子はファイル形式を示します。名前をそろえる作業で、末尾の.xlsxや.pdfを別の形式へ書き換えないようにしてください。
まずは5ファイルで試す
- 対象をコピーし、原本と分ける。
- 名前の例を1件作り、他の担当者が意味を読めるか確かめる。
- 同名ファイルができた場合の扱いを決める。
- 5件だけ変更し、検索・並べ替え・開く操作を確認する。
- 旧名と新名の対応を残してから、対象を広げる。
自動で一括変更する段階では、先に「旧名→新名」の一覧だけを作ると、実行前に取り違えを確認できます。ルールは複雑さよりも、他の人が同じ判断をできることを目指しましょう。
このノートについて
表計算・ファイル整理・Webツールを使って、繰り返す事務作業を小さく自動化する手順をまとめています。