毎日繰り返している仕事から、自動化候補を見つける

毎日の転記、同じ名前での保存、一覧との照合。自動化したい作業が多いときほど、最初のひとつを小さく選ぶと、結果を確認しやすくなります。

1．今日の作業を、動詞で書き出す

「資料作成」のような大きな名前ではなく、「メールの添付を保存する」「売上表から日付と金額を写す」「保存したファイル名を変える」のように、一度の操作が想像できる大きさに分けます。

まずは一日の終わりに、繰り返した操作を3つだけメモしましょう。正確な時間が分からなければ、無理に数値を埋める必要はありません。

2．4つの欄を埋める

たとえば「日付と金額を別の表へ写す」なら、日付の形式がそろっているか、金額が未入力のときにどうするかまで書きます。例外が言葉にできない作業は、先にルールを整える候補です。

3．最初は、結果を目で照合できる作業を選ぶ

入力形式がそろっていて、判断の分岐が少なく、正しい結果を確認しやすい作業から始めます。ファイルの削除、送金、顧客への一括送信など、取り消しが難しい操作を初回の題材に選ぶ必要はありません。

4．手作業と並べて、同じ結果になるか確認する

原本のコピーで、通常の入力、空欄、重複、形式が異なる入力をそれぞれ試します。処理が終わったことだけでなく、件数、数値、保存先が正しいかを比べてください。

うまく動いたら、入力するもの、実行する人、実行のタイミング、確認箇所、失敗時の戻し方を1枚の手順書に残します。自動化した部分が小さくても、次回迷わず実行できれば前進です。

今日のノート

• 繰り返した操作を3つ書く。
• 頻度・入力・手順・例外を分ける。
• コピーで試せる作業をひとつ選ぶ。
• 確認する項目と、元に戻す方法を先に決める。

次は、Excelで重複入力の候補を見つける方法を紹介します。

こつこつ自動化ノート編集室

毎日の手間を、ひとつずつ。

表計算・ファイル整理・Webツールを使って、繰り返す事務作業を小さく自動化する手順をまとめています。