Webツールで自動化する前に確認したい6項目

フォームの内容を表へ転記する、添付ファイルを保存する、更新を通知する。Webツールを組み合わせる前に、動いた後の管理まで含めて確認しておきましょう。

1．入力してよいデータか

業務データを外部サービスへ渡してよいか、勤務先の規程や委託先との条件を確認します。試用には、実在の顧客情報を含まないサンプルを使います。パスワードや認証コードを、連携のテストデータへ含めないでください。

2．何へのアクセスを許可するか

許可画面で、読み取りなのか、編集や削除まで含むのかを確認します。使う予定のない権限が必要とされる場合は、理由を調べてから判断します。退職や担当変更のときに、誰が接続を解除するかも決めます。

3．料金と実行回数の数え方

無料枠がある場合も、処理1回・操作1件・データ量など、上限の単位を確認します。再試行や途中の処理も実行数に含まれるか、上限を超えたときに停止するか課金されるかを、契約前に提供元の説明で確かめてください。

4．重複と失敗を、どう見つけるか

同じ入力が2回届いた場合、途中で接続が切れた場合、必須項目が空欄だった場合を試します。正常終了の表示だけで判断せず、出力件数と内容を照合します。エラーの通知先と、確認する担当者もセットで決めましょう。

5．データを取り出せるか

保存したデータや実行履歴を、どの形式で取り出せるか確認します。サービスを変更したときに困らないよう、必要な情報が含まれるか、サンプルで書き出して確かめます。

6．すぐ止めて、手作業へ戻せるか

処理の停止方法、接続の解除方法、誤って作成したデータの見つけ方を記録します。「止める担当者がいない」「解除すると何が止まるか分からない」状態のまま対象を広げないようにしましょう。

個別サービスの料金や権限は変更されます。この記事は特定のサービスの現行プランを保証するものではありません。申し込み時の公式の説明を確認してください。

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